Bis zu 35 % Ihrer KI-Entwicklungskosten zurück vom Finanzamt.
Mit der steuerlichen Forschungszulage fördert der Staat Forschungs- und Entwicklungsvorhaben – auch die Entwicklung eigener KI-Lösungen. Unternehmen jeder Größe können sie nutzen, auch rückwirkend für Vorhaben ab 2020. Das KI-Zentrum NRW setzt Ihr KI-Vorhaben fachlich um.
- 35 % für KMU, 25 % für große Unternehmen
- Bis zu 4,2 Mio. € Förderung pro Jahr (KMU, ab 2026)
- Auch Auftragsforschung und im Verlustfall möglich
Steuerliche Förderung nach dem Forschungszulagengesetz (FZulG). Das KI-Zentrum NRW ist keine Bescheinigungsstelle und erbringt keine Steuerberatung – Angaben ohne Gewähr, maßgeblich sind FZulG, BSFZ und Finanzamt.
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FuE-Vorhaben definieren
Wir beschreiben Ihr KI-Vorhaben als Forschung oder experimentelle Entwicklung – mit technischer Ungewissheit und Zielen.
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BSFZ-Bescheinigung beantragen
Bei der Bescheinigungsstelle Forschungszulage – jederzeit: vor, während oder nach dem Vorhaben.
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Antrag beim Finanzamt
Jährlich über ELSTER – bis zu vier Jahre nach dem Wirtschaftsjahr, in dem die Kosten anfielen.
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Zulage erhalten
Verrechnung mit der Steuerschuld oder Auszahlung als Erstattung – auch ohne Gewinn.
Was ist KI-Prozessautomatisierung?
KI-Prozessautomatisierung verbindet klassische Automatisierung mit KI-Bausteinen (Sprachmodelle, Texterkennung, Klassifikation), um Übergänge zwischen Systemen zu übernehmen, die bisher manuell bearbeitet wurden – etwa das Auslesen einer E-Mail, den Abgleich mit ERP-Stammdaten und die Übergabe an ein CRM. Anders als starre RPA-Regeln kann der Workflow unstrukturierte Inhalte verstehen; anders als vollautomatisierte KI ohne Kontrolle bleibt jede unklare oder sensible Entscheidung durch einen definierten Mensch-im-Loop-Schritt kontrollierbar.
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Systemintegration
Anbindung an bestehende ERP-, CRM-, DMS- und Microsoft-365-Landschaften statt neuer Insellösung.
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Kontrolle
Unklare oder risikoreiche Fälle werden mit Begründung an eine zuständige Person übergeben.
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Einstieg
Ein einzelner, klar abgegrenzter Prozess als Pilot – keine unternehmensweite KI-Strategie vorab.
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Messung
Kennzahl vor Projektstart festgelegt (Bearbeitungszeit, Durchlaufzeit, Fehlerquote).
Fünf Prozessfelder, ein gemeinsames Prinzip
Dieselbe Prozesslogik gilt für alle fünf Lösungsfelder – nur Eingänge, Prüfregeln und Zielsysteme unterscheiden sich.
E-Mail & Anfragen
Für Postfächer, in denen Anliegen erkannt, priorisiert, ergänzt und an Vertrieb, Service, Einkauf oder andere Teams verteilt werden müssen.
E-Mail-Prozesse ansehen 02Dokumente & Daten
Für PDFs, Formulare, Excel-Dateien, Bilder und technische Unterlagen, aus denen Informationen strukturiert und geprüft werden sollen.
Dokumentenprozesse ansehen 03Auftrag & Einkauf
Für Bestellungen, Angebote, Auftragsbestätigungen und Einkaufsunterlagen, die mit Stammdaten, Preisen und Regeln abgeglichen werden.
Auftragsprozesse ansehen 04Service & Telefon
Für Gespräche, Tickets und Serviceanliegen, die aufgenommen, zusammengefasst, zugeordnet und im vorhandenen System dokumentiert werden.
Serviceprozesse ansehen 05Produktion & Technik
Für technische Informationen, Produktionsunterlagen, Zeichnungen oder Meldungen, die erkannt und für Planung oder Bearbeitung nutzbar gemacht werden.
Technische Prozesse ansehenWie die fünf Felder zusammenspielen
Die Übersicht zeigt Bausteine, Methoden und Integrationswege – mit Beispielablauf und Pilot-Check.
So arbeitet ein verlässlicher KI-Workflow
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01
Erfassen
E-Mail, Dokument, Formular, Telefonnotiz, Bild oder Datei geht ein.
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02
Verstehen
Relevante Inhalte werden erkannt, klassifiziert und strukturiert.
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03
Prüfen
Regeln, Stammdaten, vorhandene Vorgänge und definierte Grenzen werden einbezogen.
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04
Übergeben
Das Ergebnis wird in ERP, CRM, DMS, E-Mail, Aufgabe oder Dashboard bereitgestellt.
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05
Kontrollieren
Unklare oder sensible Fälle werden mit Begründung an einen Menschen eskaliert.
Wir automatisieren nicht nur einen einzelnen KI-Schritt. Wir gestalten den vollständigen Weg vom Eingang bis zur kontrollierten Weiterverarbeitung – einschließlich Schnittstellen, Verantwortlichkeiten, Ausnahmen und späterem Betrieb.
Beginnen Sie nicht mit einer KI-Strategie. Beginnen Sie mit einem Prozess.
Der sinnvollste Einstieg ist ein Ablauf, den Ihr Team heute genau kennt: wiederkehrend, zeitaufwendig, regelbasiert und mit ausreichend Beispielen. Im Prozess-Check prüfen wir, ob sich der Vorgang eignet, welche Informationen benötigt werden und welcher erste Pilot realistisch ist.
Geeignet für einen ersten Pilot
- Der Vorgang tritt regelmäßig und in ähnlicher Form auf.
- Eingang und gewünschtes Ergebnis lassen sich klar beschreiben.
- Ein erheblicher Anteil besteht aus Lesen, Zuordnen, Prüfen oder Übertragen.
- Fachliche Regeln und reale Beispieldaten sind verfügbar.
- Erfolg kann an Zeit, Durchlauf, Fehlern oder Rückfragen gemessen werden.
Noch nicht der richtige Ausgangspunkt
- Der Prozess ändert sich bei jedem einzelnen Fall vollständig.
- Verantwortlichkeiten und Sollablauf sind ungeklärt.
- Es fehlen sowohl Daten als auch fachliche Ansprechpartner.
- Eine KI soll Entscheidungen übernehmen, deren Regeln niemand vertreten kann.
Keine KI-Show. Ein messbarer betrieblicher Ablauf.
Ein guter Workflow muss nicht spektakulär aussehen. Er muss im Alltag zuverlässig arbeiten. Deshalb definieren wir vor dem Pilot, welche Kennzahl sich verändern soll und wo menschliche Kontrolle notwendig bleibt.
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Bearbeitungszeit
Aktive Minuten je Vorgang vor und nach Einführung
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Durchlaufzeit
Zeit vom Eingang bis zur verwertbaren Weitergabe
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Rückfragen
Anzahl fehlender oder unklarer Angaben je Vorgang
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Übertragungen
Manuelle Kopier- und Erfassungsschritte
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Fehler / Nacharbeit
Korrekturen nach Übergabe an das Zielsystem
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Kapazität
Vorgänge je Mitarbeiter oder Team und Zeitraum
KI-Workflows live in Bad Oeynhausen erleben
Im KI-Zentrum NRW – einem Angebot der MATIK GmbH in Bad Oeynhausen – sehen Sie keine Sammlung von Zukunftsfolien. Wir zeigen reale Anwendungslogiken: Wie ein Postfach priorisiert wird, wie ein Dokument strukturiert in ein System gelangt, wie Regeln geprüft werden und wie ein Mensch einen Sonderfall übernimmt.
Bringen Sie gerne einen eigenen Prozess mit. Häufig wird bereits im Gespräch deutlich, ob ein Workflow technisch interessant, wirtschaftlich sinnvoll oder zunächst organisatorisch zu klären ist.
Praxislösungen statt anonymer Logo-Wand
Jede veröffentlichte Praxislösung zeigt den Ausgangsprozess, die verarbeiteten Informationen, die angebundenen Systeme, die Kontrollpunkte und das erreichte Ergebnis. Wo Kundendaten vertraulich sind, werden Abläufe anonymisiert – aber nicht in allgemeine Werbeaussagen aufgelöst.
Vertriebsanfragen automatisch vorsortieren
Ein zentrales Postfach enthält Produktanfragen, Rückfragen und nicht relevante Eingänge. Der Workflow erkennt Anliegen, Produktbezug, Kundendaten und Dringlichkeit, ergänzt CRM-Kontext und bereitet die Bearbeitung vor.
Ablauf ansehenBestellungen aus PDF für das ERP vorbereiten
Positionen, Mengen und Termine werden aus unterschiedlichen Kundenbestellungen manuell übertragen. Der Workflow strukturiert Positionen, gleicht Artikel und Preise ab, markiert Abweichungen und bereitet den ERP-Vorgang vor.
Ablauf ansehenTelefonische Anliegen strukturiert dokumentieren
Gesprächsinhalte und Rückrufgründe werden uneinheitlich notiert. Der Workflow nimmt Angaben strukturiert auf, stellt den Kundenbezug her, bewertet Dringlichkeit und bereitet Aufgabe oder Ticket vor.
Ablauf ansehenPasst das zu Ihrem Unternehmen?
Das KI-Zentrum arbeitet besonders gut mit Unternehmen, die bereits digital organisiert sind, aber zwischen ihren Systemen noch zu viel manuelle Informationsarbeit haben. Ein vorhandenes ERP ist kein Hindernis – häufig ist es gerade der notwendige Zielpunkt für einen sinnvollen Workflow.
- Das passt häufig: ERP, CRM, DMS oder M365 sind vorhanden Das klären wir zuerst: Welche Schnittstellen oder sicheren Übergaben möglich sind
- Das passt häufig: Viele ähnliche E-Mails oder Dokumente Das klären wir zuerst: Welche Varianten und Ausnahmen wirklich vorkommen
- Das passt häufig: Fachabteilung kennt Regeln und Probleme Das klären wir zuerst: Wer diese Regeln für den Pilot verbindlich entscheidet
- Das passt häufig: Zeitdruck oder Fachkräftemangel Das klären wir zuerst: Ob Automatisierung den Engpass tatsächlich reduziert
- Das passt häufig: Interesse an Förderung Das klären wir zuerst: Ob Vorhaben, Zeitpunkt und Programm zusammenpassen
Häufige Fragen
Nein. In vielen Projekten bleibt das bestehende System unverändert. Der Workflow liest Informationen aus erlaubten Quellen, bereitet Daten auf und übergibt sie über API, Datenbank, Datei, E-Mail oder einen kontrollierten Zwischenschritt. Welche Variante sinnvoll ist, wird gemeinsam mit Ihrer IT entschieden.
Nein. Ein belastbarer Ablauf kann klassische Regeln, OCR, Datenabgleich, Automatisierung und Sprachmodelle kombinieren. Entscheidend ist nicht, möglichst viel KI einzusetzen, sondern den Prozess zuverlässig und wirtschaftlich abzubilden.
Für kritische Felder und Entscheidungen werden Schwellenwerte, Pflichtprüfungen und Ausnahmewege definiert. Der Vorgang wird dann nicht unbemerkt weiterverarbeitet, sondern mit den erkannten Informationen und einer Begründung an einen Menschen übergeben.
Ja. Ein klar abgegrenzter Pilot ist der bevorzugte Einstieg. Er zeigt mit realen Beispielen, ob Datenqualität, Regeln, Integration und Nutzen zusammenpassen, bevor ein größerer Rollout beginnt.
Welcher Prozess kostet Sie heute unnötig Zeit?
Beschreiben Sie den Ablauf in wenigen Sätzen. Wir prüfen, ob er sich für einen kontrollierten KI-Workflow eignet und welcher nächste Schritt sinnvoll ist.
Fachliche Prüfung durch einen Menschen, keine automatische Standardauswertung.
