Bad Oeynhausen +49 421 408 906 08 Nächstes Event: 12.11. · Vertiefung
Prozess prüfen lassen Prozess-Check
KI-Prozessautomatisierung

Checkst du?
KI Potenzial für Ihren Prozess.

Wir verbinden KI, Automatisierung und Ihre vorhandenen Systeme zu einem kontrollierten Ablauf. Der Workflow verarbeitet Informationen, prüft Regeln, löst Folgeschritte aus und übergibt Ausnahmen an die richtige Person.

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KI-Lösungsfeld

E-Mail & Anfragen

Eingänge lesen, Anliegen erkennen und den nächsten Schritt vorbereiten.

  1. EingangNeue E-Mail im Sammelpostfach
  2. ErkanntReklamation · Musterbau GmbH · dringend
  3. ErgänztKundennummer und offener Vorgang aus dem CRM
  4. Ergebnis Ticket an den Service, Antwortentwurf liegt bereit
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KI-Lösungsfeld

Dokumente & Daten

Dokumente auslesen, Felder strukturieren und Vollständigkeit prüfen.

  1. EingangLieferschein_4711.pdf, drei Seiten
  2. ErkanntDokumenttyp Lieferschein · 12 Positionen
  3. GeprüftPflichtfelder vollständig, eine Menge weicht ab
  4. Mensch prüft Abweichung zur Prüfung, übrige Positionen ins ERP
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KI-Lösungsfeld

Auftrag & Einkauf

Bestellungen und Bestätigungen mit Stammdaten abgleichen.

  1. EingangBestellung PO-2291 als PDF-Anhang
  2. Erkannt8 Positionen · Wunschtermin KW 46
  3. AbgleichArtikel, Preise und Konditionen gegen das ERP
  4. Ergebnis Auftrag vollständig zur Freigabe vorbereitet
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KI-Lösungsfeld

Service & Telefon

Anliegen aufnehmen, zusammenfassen und richtig zuordnen.

  1. EingangAnruf außerhalb der Servicezeit
  2. ErkanntStörung an Anlage A-17 · Fehlercode E42
  3. ZugeordnetKunde und Wartungsvertrag gefunden
  4. Ergebnis Rückruf-Ticket mit Zusammenfassung angelegt
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KI-Lösungsfeld

Produktion & Technik

Technische Unterlagen auswerten und Abweichungen sichtbar machen.

  1. EingangZeichnung LB-220, Revision C
  2. ErkanntZeichnungsnummer, Revision und Werkstoff
  3. GeprüftIm PDM ist noch Revision B aktiv
  4. Mensch prüft Revisionskonflikt an die Konstruktion übergeben
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Beispielabläufe, Namen und Nummern sind fiktiv.

Automatisierung beginnt nicht mit einem Tool

Fünf Fragen, fünf Bausteine, ein belastbarer Workflow.

Ein Sprachmodell kann einen Text zusammenfassen, eine OCR Felder erkennen, ein Automationswerkzeug Daten weiterleiten. Erst wenn Eingang, fachliche Prüfung, Zielsystem, Ausnahme und Verantwortung zusammengedacht werden, entsteht ein betrieblicher Prozess. Deshalb starten wir nicht mit „Welche KI möchten Sie einsetzen?“, sondern mit fünf Fragen.

01 · Was kommt hinein?

Eingang

Der Prozess startet durch eine E-Mail, ein Dokument, einen Datei-Upload, einen Datensatz, einen Anruf oder ein Ereignis in einem bestehenden System.

  • Voneinkauf@musterbau.example
  • BetreffAnfrage 40 Stk. Lagerbock LB-220
  • AnhangZeichnung_LB220.pdf
02 · Was muss verstanden werden?

Erkennen und Strukturieren

Relevante Angaben werden aus Texten, Tabellen, Bildern oder Dokumenten extrahiert, normalisiert und einem definierten Schema zugeordnet.

  • KundeMusterbau GmbH
  • ArtikelLB-220
  • Menge40 Stück
  • WunschterminKW 44
03 · Was wird geprüft?

Fachlich prüfen

Der Workflow gleicht Informationen mit Regeln, Pflichtfeldern, Kunden-, Artikel- oder Auftragsdaten ab. Er erkennt Abweichungen, fehlende Angaben und widersprüchliche Informationen.

  • Kunde im CRM gefunden (erfüllt)
  • Artikel im ERP vorhanden (erfüllt)
  • Pflichtangaben vollständig (erfüllt)
  • Wunschtermin unter Standardlieferzeit (Abweichung)
04 · Wo muss das Ergebnis hin?

Aktion auslösen

Je nach Ergebnis wird ein Datensatz vorbereitet, eine Aufgabe erstellt, eine Antwort formuliert, ein Dokument abgelegt oder ein vorhandener Vorgang ergänzt.

  • CRMVorgang angelegt und verknüpft
  • ERPAngebotsentwurf vorbereitet
  • TeamAufgabe an den Innendienst
05 · Wann muss ein Mensch übernehmen?

Ausnahme und Kontrolle

Unsichere, sensible oder ungewöhnliche Fälle werden mit Kontext an eine definierte Rolle übergeben. Entscheidungen bleiben nachvollziehbar und können protokolliert werden.

  • AnVertriebsleitung
  • GrundWunschtermin liegt unter der Standardlieferzeit
  • StatusWartet auf Freigabe
Architekturprinzip

Wo KI sinnvoll ist – und wo klassische Logik besser bleibt.

Ein Workflow darf mehrere Methoden kombinieren. KI wird nur dort eingesetzt, wo sie gegenüber festen Regeln einen echten Vorteil hat. Das verbessert Nachvollziehbarkeit, Kosten und Stabilität.

Im typischen Workflow übernimmt KI 2 von 6 Aufgaben – den Rest erledigen Regeln, Schnittstellen und Menschen.

  • Freie Texte und unterschiedliche Formulierungen verstehen Sprachmodell / Klassifikation KI
  • Felder aus variablen Dokumenten erkennen OCR und Dokumenten-KI KI
  • Feste Pflichtfelder und Grenzwerte prüfen Regelwerk Regeln & Automatisierung
  • Stammdaten und vorhandene Vorgänge abgleichen API, Datenbank oder definierter Export Integration
  • Wiederkehrende Folgeaktionen auslösen Workflow-Automatisierung Regeln & Automatisierung
  • Sensible oder unklare Entscheidung Menschliche Freigabe Mensch
Unsere fünf Lösungsfelder

Ein gemeinsames Prinzip, fünf typische Einstiegspunkte.

Wählen Sie ein Feld – Sie sehen einen realistischen Beispielablauf und woran der Nutzen gemessen wird.

E-Mail & Anfragen

Für Postfächer, in denen Anliegen erkannt, priorisiert, ergänzt und an Vertrieb, Service, Einkauf oder andere Teams verteilt werden müssen.

Beispiel: von der Vertriebsanfrage zum bearbeitbaren Vorgang

  1. Eine Produktanfrage geht im zentralen Postfach ein.
  2. Der Workflow erkennt Unternehmen, Produktbezug, Menge, Termin und Sprache.
  3. CRM und ERP werden nach vorhandenem Kunden, Kontakt und vergleichbaren Vorgängen geprüft.
  4. Fehlende Informationen und mögliche Dringlichkeit werden markiert.
  5. Ein strukturierter Vorgang und ein Antwort- oder Rückfrageentwurf werden erstellt.
  6. Der zuständige Vertriebsmitarbeiter prüft und versendet oder ergänzt.

Messbar an

  • Zeit bis zur SichtungEingang bis erste qualifizierte Zuordnung
  • Aktive BearbeitungszeitLesen, Suchen, Übertragen und Vorbereiten je E-Mail
  • FehlroutingAnteil falsch oder mehrfach weitergeleiteter Eingänge
  • VollständigkeitAnteil bearbeitbarer Vorgänge ohne interne Nachsuche
  • ReaktionszeitEingang bis qualifizierte Antwort oder Rückfrage
  • TransparenzAnteil der Eingänge mit Status, Verantwortlichem und nächstem Schritt
E-Mail-Prozesse ansehen

Dokumente & Daten

Für PDFs, Formulare, Excel-Dateien, Bilder und technische Unterlagen, aus denen Informationen strukturiert und geprüft werden sollen.

Der Dokumentenprozess in fünf Schritten

  1. Dokument erkennen: Typ, Sprache, Version und mögliche Mehrfachdokumente bestimmen.
  2. Inhalte extrahieren: Felder, Tabellen, Positionen und relevante Textabschnitte erfassen.
  3. Daten normalisieren: Datums-, Mengen-, Einheiten-, Artikel- und Adressformate vereinheitlichen.
  4. Plausibilität prüfen: Pflichtangaben, Summen, Stammdaten und fachliche Regeln kontrollieren.
  5. Ergebnis übergeben: Daten in Zielsystem, Prüfansicht oder Folgeprozess bereitstellen.

Messbar an

  • ErfassungszeitAktive Minuten je Dokument
  • FeldgenauigkeitKorrekte Werte je definiertem Feld und Dokumenttyp
  • NachbearbeitungAnteil der Dokumente mit menschlicher Korrektur
  • DurchlaufzeitEingang bis verfügbare strukturierte Daten
  • VollständigkeitAnteil der Dokumente mit allen notwendigen Pflichtfeldern
  • ÜbertragungsfehlerFehler, die erst im Zielsystem auffallen
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Auftrag & Einkauf

Für Bestellungen, Angebote, Auftragsbestätigungen und Einkaufsunterlagen, die mit Stammdaten, Preisen und Regeln abgeglichen werden.

Beispiel: Kundenbestellung verarbeiten

  1. Eingang: Bestellung und Begleitmail gehen ein.
  2. Erkennen: Dokumenttyp, Kunde, Bestellnummer und Positionen werden erkannt.
  3. Artikel zuordnen: Kundenartikel werden auf interne Artikelnummern abgebildet.
  4. Prüfen: Mengen, Einheiten, Preise, Lieferadresse und Termin werden geprüft.
  5. Prüfansicht: Fehlende oder abweichende Angaben erscheinen in einer Prüfansicht.
  6. Übergeben: Nach Freigabe wird der Auftrag über die vorgesehene Schnittstelle oder Importlogik übergeben.
  7. Antworten: Bestätigung oder Rückfrage wird mit den geprüften Daten vorbereitet.

Messbar an

  • ErfassungsaufwandAktive Zeit je Auftrag oder Bestätigung
  • DurchlaufzeitEingang bis vollständiger geprüfter Vorgang
  • Fehlende AngabenRückfragen je Dokument
  • AbweichungenErkannte Preis-, Mengen- oder Terminabweichungen
  • KorrekturenÄnderungen nach ERP-Übergabe
  • Bearbeitbare MengeVorgänge pro Zeitraum bei gleichem Team
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Service & Telefon

Für Gespräche, Tickets und Serviceanliegen, die aufgenommen, zusammengefasst, zugeordnet und im vorhandenen System dokumentiert werden.

Beispiel: Störungsanruf vorbereiten

  1. Identifizieren: Der Anrufer nennt Unternehmen, Standort oder Anlagennummer.
  2. Zuordnen: Der Workflow sucht passende Stammdaten und offene Servicefälle.
  3. Nachfragen: Fehlerbild, Zeitpunkt, Auswirkungen und bereits unternommene Schritte werden strukturiert abgefragt.
  4. Eskalieren: Sicherheits- oder Eskalationsbegriffe führen sofort in einen definierten menschlichen Prozess.
  5. Zusammenfassen: Eine Zusammenfassung mit offenen Punkten und Rückrufpriorität entsteht.
  6. Übergeben: Ticket, Aufgabe oder CRM-Aktivität wird nach Freigabe angelegt.

Messbar an

  • DokumentationszeitNacharbeit nach Gespräch oder Ticket
  • VollständigkeitAnteil der Vorgänge mit allen Pflichtinformationen
  • ErreichbarkeitAnteil strukturierter Aufnahmen außerhalb der Kernzeit
  • FehlroutingWeiterleitungen zwischen Teams
  • RückrufqualitätRückrufe, bei denen notwendiger Kontext bereits vorliegt
  • ReaktionszeitEingang bis qualifizierter Bearbeitungsstart
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Produktion & Technik

Für technische Informationen, Produktionsunterlagen, Zeichnungen oder Meldungen, die erkannt und für Planung oder Bearbeitung nutzbar gemacht werden.

Beispiel: Zeichnung für die technische Prüfung vorbereiten

  1. Eingang: Eine Zeichnung oder ein technisches Dokument geht ein.
  2. Erkennen: Dokumentart, Nummer, Revision und zugehöriger Auftrag werden erkannt.
  3. Extrahieren: Definierte Merkmale und Hinweise werden extrahiert.
  4. Abgleichen: Werte werden mit Stammdaten, Auftrag oder Vorgängerversion abgeglichen.
  5. Markieren: Fehlende, widersprüchliche oder unsichere Angaben werden im Original markiert.
  6. Freigeben: Eine technisch verantwortliche Person prüft und gibt die weitere Verwendung frei.

Messbar an

  • Such- und VorbereitungszeitZeit bis alle relevanten Informationen vorliegen
  • ZuordnungsquoteAnteil automatisch verknüpfter Dokumente oder Meldungen
  • VollständigkeitVorhandene Pflichtmerkmale je Vorgang
  • VersionsfehlerNutzung falscher oder ungeklärter Revisionen
  • NachfragenInterne Rückfragen vor technischer Bearbeitung
  • DurchlaufzeitEingang bis fachliche Prüfung oder Freigabe
Technische Prozesse ansehen
Integration in Ihre Systemlandschaft

Wir setzen keine perfekte API voraus.

Zu Beginn wird gemeinsam mit Ihrer IT geklärt, welche Übergabe technisch möglich, sicher und wartbar ist. Sechs Wege stehen zur Auswahl – von der direkten Schnittstelle bis zur bewusst begrenzten Ausnahme.

  1. 01

    REST- oder andere API

    Direkt

    Wenn das Zielsystem definierte Schreib- und Lesefunktionen bereitstellt.

  2. 02

    Datenbankzugriff

    Mit Freigabe

    Bei kontrolliertem, freigegebenem Zugriff und klarer Datenverantwortung.

  3. 03

    Dateiimport / Export

    Standardformat

    Wenn ERP oder Fachsystem standardisierte Formate verarbeitet.

  4. 04

    E-Mail oder überwachte Ablage

    Einfach

    Für einfache, kontrollierte Übergaben ohne direkte Schnittstelle.

  5. 05

    Zwischenanwendung

    Mit Prüfschritt

    Wenn Daten vor der finalen Übergabe geprüft oder ergänzt werden müssen.

  6. 06

    RPA / Bedienautomatisierung

    Nur als Ausnahme

    Nur wenn keine bessere Integration möglich ist und Stabilität beherrscht wird.

Sicherheit und Kontrolle werden vor dem Pilot geplant

Wie weit ist Ihr Vorhaben?

Haken Sie ab, was bei Ihnen bereits geklärt ist. Die Auswahl bleibt in Ihrem Browser – es wird nichts übertragen oder gespeichert.

0von 7 geklärt

Offene Punkte sind kein Hindernis: Genau diese Fragen klären wir gemeinsam im Prozess-Check.

Prozess prüfen lassen
Von der Idee zum produktiven Ablauf

Sieben Schritte, klare Entscheidungspunkte.

  1. 1Prozess und Engpass aufnehmen.
  2. 2Nutzen, Varianten und Daten prüfen.
  3. 3Zielbild und Kontrollpunkte festlegen.
  4. 4Pilot mit realen Beispielen entwickeln.
  5. 5Ergebnisse testen und fachlich abnehmen.
  6. 6Systeme anbinden und Betrieb organisieren.
  7. 7Kennzahlen überwachen und Workflow ausbauen.
Unser Vorgehen im Detail

Häufige Fragen zur KI-Prozessautomatisierung

Lassen Sie uns nicht über KI im Allgemeinen sprechen.

Zeigen Sie uns einen Vorgang, den Ihr Team heute wiederholt von Hand bearbeitet. Daraus lässt sich belastbar ableiten, ob und wie ein KI-Workflow helfen kann.

Fachliche Prüfung durch einen Menschen, keine automatische Standardauswertung.

Prozess prüfen lassen