Datenschutzerklärung

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie nach Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche personenbezogenen Daten wir beim Besuch dieser Website und bei der Nutzung unserer Formulare verarbeiten, zu welchem Zweck, auf welcher Grundlage und wie lange. Stand: Oktober 2026.

1. Verantwortlicher

MATIK GmbH
Hermann-Ritter-Straße 112
28197 Bremen
Vertreten durch die Geschäftsführung (siehe Impressum)
Telefon: +49 421 408 906 08
E-Mail: info@ki-zentrum.ai

Die Website KI-Zentrum NRW ist ein Angebot der MATIK GmbH. Für Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter der oben genannten E-Mail-Adresse oder postalisch mit dem Zusatz „Datenschutz“.

2. Hosting und Server-Logdateien

Die Website wird bei der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, auf Servern in Deutschland betrieben. Mit IONOS besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Bei jedem Aufruf verarbeitet der Server automatisch Daten, die Ihr Browser übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite oder Datei, übertragene Datenmenge, Statuscode, Referrer-URL sowie Browser und Betriebssystem. Diese Daten sind erforderlich, um die Website auszuliefern, ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten und Angriffe abzuwehren. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logdaten werden nach kurzer Zeit automatisch gelöscht oder anonymisiert, sofern nicht ein konkreter Sicherheitsvorfall eine längere Aufbewahrung zur Aufklärung erfordert.

Die Verbindung zur Website ist per TLS verschlüsselt (erkennbar an „https://“ in der Adresszeile).

3. Cookies und Speicher im Browser

Ohne Ihre Einwilligung setzen wir nur technisch notwendige Cookies (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG):

• Sitzungs-Cookie – schützt die Formulare gegen Missbrauch (CSRF-Schutz) und ordnet Nachrichten im Chat derselben Unterhaltung zu. Er wird beim Schließen des Browsers gelöscht.
• kzn_consent – speichert Ihre Auswahl im Cookie-Banner, damit wir Sie nicht bei jedem Besuch erneut fragen. Speicherdauer: 6 Monate.

Zusätzlich legt der Chat-Assistent den Gesprächsverlauf im Sitzungsspeicher Ihres Browsers (sessionStorage) ab, damit er beim Seitenwechsel erhalten bleibt. Dieser Speicher wird beim Schließen des Tabs gelöscht und nicht an uns übertragen.

Cookies für die Reichweitenmessung (Abschnitt 9) werden nur mit Ihrer Einwilligung gesetzt (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ihre Auswahl können Sie jederzeit unter Cookie-Einstellungen ändern oder widerrufen.

4. Kontaktaufnahme per Formular, E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, verarbeiten wir Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse; wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, die Angaben, die Sie uns dabei mitteilen. Wir nutzen die Daten, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und Ihnen zu antworten. Sie erhalten eine automatische Eingangsbestätigung mit Vorgangsnummer an die angegebene Adresse.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf einen Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen zielt, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir löschen die Daten, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. für Geschäftsbriefe nach HGB und AO, sechs bzw. zehn Jahre) entgegenstehen.

5. Prozess-Check und Datei-Upload

Im Prozess-Check verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten (Vorname, Nachname, Unternehmen, E-Mail-Adresse und optional Telefonnummer sowie ein gewünschtes Zeitfenster) und Ihre Angaben zum beschriebenen Prozess (z. B. Bereich, Ablauf, Systeme, Häufigkeit, Ziel und Risiken). Wir verwenden diese Angaben, um den Prozess fachlich einzuschätzen und mit Ihnen Kontakt aufzunehmen. Die Prüfung erfolgt durch Menschen; eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage).

Der Upload einer Beispieldatei ist freiwillig. Bitte laden Sie nur anonymisierte Beispiele ohne personenbezogene, vertrauliche oder sicherheitskritische Inhalte hoch. Dateien werden verschlüsselt übertragen, in einem nicht öffentlich erreichbaren Bereich des Servers abgelegt, nicht als E-Mail-Anhang weitergeleitet und nach 90 Tagen automatisch gelöscht, sofern nicht ein daraus entstandener Auftrag eine längere Aufbewahrung erfordert.

Für die übrigen Angaben gilt die Löschung wie in Abschnitt 4 beschrieben.

6. KI-Reifegradcheck und Reifegrad Plus

Der KI-Reifegradcheck läuft vollständig in Ihrem Browser; Ihre Antworten werden nicht an uns übertragen. Beim Reifegrad Plus senden Sie uns Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Unternehmensprofil und Ihre Antworten, damit wir Ihnen das Ergebnis per E-Mail schicken können. Wir speichern den Datensatz mit Vorgangsnummer, um Rückfragen zu Ihrem Ergebnis beantworten zu können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung des angeforderten Ergebnisses). Wir löschen die Daten nach spätestens zwölf Monaten oder früher auf Ihren Wunsch.

7. Anmeldung zu Veranstaltungen

Bei der Anmeldung zu einer Veranstaltung verarbeiten wir Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, die Zahl der angemeldeten Personen und optional ein Thema, das Sie mitbringen möchten. Wir nutzen die Angaben zur Organisation der Veranstaltung, für Bestätigung, Warteliste und kurzfristige Informationen zum Termin. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Daten werden nach Abschluss der Veranstaltung und der Nachbereitung gelöscht, spätestens sechs Monate nach dem Termin, sofern keine Aufbewahrungspflichten bestehen. Ein Newsletter wird über die Anmeldung nicht abonniert.

Bei Veranstaltungen können Fotos zur Dokumentation und für die Berichterstattung auf unserer Website entstehen. Wir weisen vor Ort darauf hin. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Darstellung unserer Veranstaltungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können der Aufnahme vor Ort oder einer Veröffentlichung jederzeit per E-Mail widersprechen; Porträtaufnahmen einzelner Personen veröffentlichen wir nur mit Einwilligung.

8. E-Mail-Versand

Formularanfragen und Bestätigungen versenden wir über unser E-Mail-Postfach bei der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, mit der ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt. Zur Missbrauchsabwehr begrenzen wir die Zahl der Bestätigungsmails je Absender und Empfänger; dafür speichern wir IP-Adresse und E-Mail-Adresse nur als nicht rückrechenbaren Hashwert für höchstens eine Stunde (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Unser Vorgangsprotokoll enthält nur Zeitpunkt, Art und Vorgangsnummer, keine Freitexte. Ihre Formulareingaben und Dateien nutzen wir nicht, um KI-Modelle zu trainieren.

9. Chat-Assistent „Mati“

Der Chat-Assistent „Mati“ unten rechts ist ein KI-gestütztes System. Wenn Sie ihn nutzen, übermitteln wir Ihre Nachricht, die Adresse und den Titel der aktuell geöffneten Seite sowie eine zufällige Sitzungskennung an unser Automatisierungssystem (n8n), das die MATIK GmbH auf eigener Infrastruktur betreibt. Dort wird eine Antwort mithilfe eines Sprachmodells erzeugt. Die Sitzungskennung dient nur dazu, dass Mati sich innerhalb einer Unterhaltung auf frühere Nachrichten beziehen kann; Ihre IP-Adresse wird dabei nicht an das System weitergegeben.

Mati beantwortet Fragen zur Website, verweist auf passende Seiten und leitet – nur wenn Sie das im Gespräch ausdrücklich wünschen – Ihre Anfrage per E-Mail an unser Team weiter. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Besucherinnen und Besuchern eine schnelle Orientierung zu bieten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), bei einer gewünschten Weiterleitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Antworten stammen von einem KI-System und können fehlerhaft sein; sie sind keine verbindliche Auskunft. Bitte geben Sie im Chat keine Gesundheitsdaten oder andere besondere Kategorien personenbezogener Daten und keine vertraulichen Geschäftsinformationen ein. Nutzen Sie dafür den Prozess-Check oder den direkten Kontakt.

10. Reichweitenmessung mit Google Analytics und Google Tag Manager

Nur wenn Sie im Cookie-Banner der Reichweitenmessung zustimmen, nutzen wir Google Analytics 4 und den Google Tag Manager der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“). Damit verstehen wir, welche Inhalte genutzt werden und welche Wege zu einer Anfrage führen. Google setzt dafür Cookies (z. B. „_ga“, Speicherdauer bis zu 2 Jahre) und verarbeitet Nutzungsdaten wie aufgerufene Seiten, Verweildauer, ungefähre Herkunft, Gerät und Browser. Zusätzlich senden wir einzelne Ereignisse wie Klicks auf Schaltflächen, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse sowie das Starten und Absenden eines Formulars – mit Ereignisname, Position und Seitenpfad, aber niemals Formularinhalte, Namen, E-Mail-Adressen oder Dateien. IP-Adressen werden von Google Analytics 4 nicht gespeichert.

Eine Übermittlung an die Google LLC in den USA ist möglich. Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; die Übermittlung stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Rechtsgrundlage für die Messung ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), die Sie jederzeit unter Cookie-Einstellungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Google.

11. Eingebundene Inhalte

Schriftarten, Bilder und Skripte liefern wir von unserem eigenen Server aus; es werden keine externen Schriftdienste genutzt. Das Video auf der Startseite wird vom Server der MATIK GmbH (matik-bremen.de) geladen, sobald Sie zu ihm scrollen. Dabei wird Ihre IP-Adresse technisch bedingt an diesen Server übertragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Links zu externen Websites, etwa zu Messeveranstaltern, öffnen Sie selbst; für deren Datenverarbeitung ist der jeweilige Anbieter verantwortlich.

12. Empfänger

Ihre Daten erhalten innerhalb der MATIK GmbH nur die Personen, die sie für die Bearbeitung benötigen. Externe Empfänger sind ausschließlich die genannten Dienstleister (IONOS als Hoster, STRATO für den E-Mail-Versand und, nur mit Einwilligung, Google). Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

13. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf

• Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen.

Eine formlose Nachricht an info@ki-zentrum.ai genügt.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist: Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit der Freien Hansestadt Bremen, Arndtstraße 1, 27570 Bremerhaven.

14. Pflicht zur Bereitstellung

Sie sind nicht verpflichtet, uns Daten bereitzustellen. Ohne die als Pflichtfeld gekennzeichneten Angaben können wir eine Anfrage, eine Anmeldung oder den Ergebnisversand jedoch nicht bearbeiten.

15. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Website oder die rechtlichen Vorgaben ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.