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Prozess prüfen lassen Prozess-Check
Vorgehen

Vom manuellen Ablauf zum produktiven KI-Workflow.

Wir starten mit Ihrem tatsächlichen Prozess, prüfen Daten und Systemwege, bauen einen abgegrenzten Pilot und führen nur das in den Betrieb, was fachlich getestet, technisch beherrschbar und wirtschaftlich sinnvoll ist.

Prozess prüfen lassen Potenzialanalyse ansehen
Schritt 1 von 7

Prozess-Check

Sie beschreiben Eingang, Arbeitsschritte, Zielsystem, Häufigkeit und bekannte Probleme. Wir geben eine erste fachliche Einschätzung: grundsätzlich geeignet, zunächst genauer zu analysieren oder aktuell nicht der richtige Ansatz.

ErgebnisEin klarer nächster Schritt und eine erste Abgrenzung, ohne bereits ein umfassendes Projekt zu versprechen.
Ablauf

Sieben Phasen im Detail

Jede Phase hat ein klares Ergebnis. Erst wenn es vorliegt, wird über den nächsten Schritt entschieden.

  1. 01

    Prozess-Check

    Sie beschreiben Eingang, Arbeitsschritte, Zielsystem, Häufigkeit und bekannte Probleme. Wir geben eine erste fachliche Einschätzung: grundsätzlich geeignet, zunächst genauer zu analysieren oder aktuell nicht der richtige Ansatz.

    ErgebnisEin klarer nächster Schritt und eine erste Abgrenzung, ohne bereits ein umfassendes Projekt zu versprechen.
  2. 02

    Prozess- und Potenzialanalyse

    Gemeinsam mit Fachbereich und – soweit notwendig – IT nehmen wir den Ist-Ablauf auf. Wir erfassen Varianten, Ausnahmen, Datenquellen, Regeln, Zeiten und Fehlerfolgen. Daraus entsteht ein Zielbild mit Nutzenannahme, Risiken und Pilotumfang.

    ErgebnisProzessbild, priorisierte Automatisierungsschritte, Daten- und Systemübersicht, Messgrößen und Entscheidungsvorlage.
  3. 03

    Architektur und Pilotdesign

    Wir legen fest, welche Komponenten Regeln, OCR, Sprachmodelle oder klassische Automatisierung übernehmen. Ebenso wichtig sind Berechtigungen, Speicherorte, Protokollierung, Prüfansicht und Eskalationswege.

    ErgebnisTechnisches und fachliches Pilotkonzept mit Testfällen, Rollen und Abnahmekriterien.
  4. 04

    Pilot mit realen Beispielen

    Der abgegrenzte Workflow wird mit repräsentativen Dokumenten, E-Mails oder Vorgängen umgesetzt. Er arbeitet zunächst in einer Testumgebung oder mit kontrollierter Übergabe, sodass Ergebnisse geprüft und Fehlerbilder verstanden werden können.

    ErgebnisFunktionsfähiger Demonstrator oder Pilot, dokumentierte Testergebnisse und eine belastbare Entscheidung über den nächsten Ausbau.
  5. 05

    Fachliche Abnahme und Absicherung

    Fachverantwortliche testen Normalfälle, Sonderfälle und bewusst schwierige Beispiele. Schwellenwerte, Regeln und Prüfansichten werden angepasst. Datenschutz, IT-Sicherheit und gegebenenfalls Arbeitnehmervertretung werden entsprechend des Einsatzes einbezogen.

    ErgebnisFreigegebener Funktionsumfang, bekannte Grenzen, Betriebs- und Eskalationsregeln.
  6. 06

    Integration und Einführung

    Der Workflow wird an die vereinbarten Systeme angebunden. Nutzer erhalten Rollen, Einweisung und klare Handlungsregeln. Für den Start können automatische Aktionen bewusst begrenzt und schrittweise erweitert werden.

    ErgebnisProduktiver Ablauf mit definierten Verantwortlichen, Monitoring und Supportweg.
  7. 07

    Messen, betreiben und erweitern

    Nach dem Start werden Qualität, Ausnahmen, Bearbeitungszeit und technische Stabilität beobachtet. Korrekturen und neue Varianten fließen kontrolliert ein. Weitere Prozesse werden erst ergänzt, wenn der bestehende Ablauf beherrscht wird.

    ErgebnisNachvollziehbarer Nutzen und ein skalierbarer statt unkontrolliert wachsender Automationsbestand.
Entscheidungstore

Entscheidungstore statt Automatismus

Nach jeder Phase wird bewusst entschieden, ob und wie es weitergeht. Ein Stopp ist dabei ein legitimes Ergebnis – kein Scheitern.

  1. Tor 01

    Ist das Problem klar und grundsätzlich geeignet?

    Nach Prozess-Check

    Mögliche Entscheidung: Analyse, anderer Ansatz oder Stopp

  2. Tor 02

    Sind Nutzen, Daten, Regeln und Pilotumfang belastbar?

    Nach Analyse

    Mögliche Entscheidung: Pilot freigeben oder neu abgrenzen

  3. Tor 03

    Erfüllt die Lösung fachliche und technische Kriterien?

    Nach Pilot

    Mögliche Entscheidung: Integration, Nacharbeit oder Stopp

  4. Tor 04

    Sind Rollen, Sicherheit, Tests und Betrieb geklärt?

    Vor Produktivstart

    Mögliche Entscheidung: Go-live oder begrenzter Testbetrieb

  5. Tor 05

    Zeigt sich der erwartete Nutzen?

    Nach Einführung

    Mögliche Entscheidung: Ausbauen, optimieren oder zurücknehmen

Beteiligte

Wer auf Kundenseite beteiligt sein sollte

Nicht jede Rolle ist in jeder Phase gefragt. Wer früh eingebunden ist, verhindert aber einen funktionierenden Pilot ohne produktiven Weg.

  • Prozessverantwortung

    Bringt Regeln, Varianten und Prioritäten ein und nimmt das Ergebnis fachlich ab.

  • Key User

    Liefert reale Fälle, testet mit und prüft die Alltagstauglichkeit.

  • IT / Systemverantwortung

    Klärt Zugänge, Architektur, Sicherheit und den späteren Betrieb.

  • Datenschutz und Informationssicherheit

    Bewertet den Einsatz passend zu den verarbeiteten Daten.

  • Entscheidungsebene

    Legt Ziel, Budget und Priorität fest und entscheidet an den Toren.

  • Betriebsrat / Mitarbeitervertretung

    Wird eingebunden, wenn Überwachung oder Beschäftigtendaten berührt sein können.

Unser Anspruch

Was Sie von uns erwarten können

Wir verbinden Prozess-, Fach- und technische Perspektive – und sagen ehrlich, wenn KI für einen Ablauf nicht der richtige erste Schritt ist.

  • Klare Abgrenzung statt unbegrenzter Zukunftsvision.
  • Sichtbare Annahmen, Risiken und offene Punkte.
  • Kombination aus Prozess-, Fach- und technischer Perspektive.
  • Dokumentierte Testfälle und nachvollziehbare Freigaben.
  • Einbindung vorhandener Systeme statt unnötiger Insellösungen.
  • Ehrliche Empfehlung, wenn ein Prozess zuerst organisatorisch gelöst werden sollte.

Häufige Fragen

Der erste Schritt ist kein Großprojekt.

Beschreiben Sie einen konkreten Ablauf. Wir prüfen, ob eine Analyse sinnvoll ist und wer dafür beteiligt sein sollte.

Fachliche Prüfung durch einen Menschen, keine automatische Standardauswertung.

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