Bestellungen und Einkaufsunterlagen automatisch prüfen und vorbereiten.
Der Workflow erkennt Positionen, Mengen, Termine und Konditionen, gleicht sie mit Stamm- oder Vorgangsdaten ab und bereitet ERP-Erfassung, Freigabe oder gezielte Rückfrage vor.
Der Auftrag beginnt häufig außerhalb des ERP.
Kunden senden Bestellungen als PDF, Excel, E-Mail-Text oder über Portale. Lieferanten schicken Auftragsbestätigungen mit eigenen Artikeln, Terminen und Konditionen. Mitarbeitende lesen Positionen, suchen Zuordnungen, prüfen Preise und übertragen Daten. Genau hier entstehen Wartezeit, Rückfragen und vermeidbare Erfassungsfehler.
Beispiel: Kundenbestellung verarbeiten
Eingang
Bestellung und Begleitmail gehen ein.
- Voneinkauf@musterbau.example
- BetreffBestellung PO-2291
- AnhangBestellung_PO-2291.pdf
Erkennen
Dokumenttyp, Kunde, Bestellnummer und Positionen werden erkannt.
- TypKundenbestellung
- KundeMusterbau GmbH
- Bestellnr.PO-2291
- Positionen4 Zeilen
Artikel zuordnen
Kundenartikel werden auf interne Artikelnummern abgebildet.
- MB-LB220→ LB-220 Lagerbock
- MB-W35→ WL-35 Welle Ø 35
- MB-F90→ FL-90 Flansch
- MB-DS12→ keine Zuordnung
Prüfen
Mengen, Einheiten, Preise, Lieferadresse und Termin werden geprüft.
- Mengen und Einheiten zulässig (erfüllt)
- Lieferadresse bekannt (erfüllt)
- FL-90: 27,50 € statt Listenpreis 29,90 € (unklar)
- DS-12X: Artikel unbekannt (fehlt)
Prüfansicht
Fehlende oder abweichende Angaben erscheinen in einer Prüfansicht.
- InnendienstPreisabweichung FL-90 freigeben
- InnendienstArtikel DS-12X zuordnen oder klären
Übergeben
Nach Freigabe wird der Auftrag über die vorgesehene Schnittstelle oder Importlogik übergeben.
- ERPAuftrag mit geprüften Positionen angelegt
- DMSBestellung verknüpft abgelegt
Antworten
Bestätigung oder Rückfrage wird mit den geprüften Daten vorbereitet.
- KundeAuftragsbestätigung vorbereitet
- KundeRückfrage zu DS-12X vorbereitet
Zwei typische Prozessrichtungen
Derselbe Ablauf funktioniert in beide Richtungen: für Aufträge, die Sie erhalten, und für Bestätigungen Ihrer eigenen Bestellungen.
-
Vom Kundenauftrag ins ERP
Bestelldaten erkennen, Kunden und Artikel zuordnen, Preise und Termine prüfen, fehlende Angaben markieren und einen vollständigen ERP-Vorgang zur Freigabe vorbereiten.
-
Von der Auftragsbestätigung zum Einkaufsabgleich
Lieferantenbestätigung auslesen, mit Bestellung vergleichen, Mengen-, Preis- und Terminabweichungen erkennen und nur die relevanten Fälle an den Einkauf übergeben.
Mögliche Prüfungen
Jedes Prüffeld folgt einer eigenen Logik – und hat eine festgelegte Aktion, wenn etwas nicht passt.
-
01
Kunde / Lieferant
- Stamm- und Adressabgleich
Zuordnung vorschlagen oder klären
-
02
Artikel
- Interne Nummer
- Kunden- oder Lieferantenartikel
Mapping anwenden oder Prüfung
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03
Menge / Einheit
- Zulässige Einheit
- Verpackung
- Mindestmenge
Umrechnung oder Hinweis
-
04
Preis
- Preislisten
- Angebote
- Toleranzen
Freigabe oder Rückfrage
-
05
Termin
- Kapazität
- Kalender
- Beschaffungszeit
Prüfung durch Fachrolle
-
06
Lieferadresse
- Bekannte Adresse
- Werk
- Baustelle
Abgleich oder Ergänzung
-
07
Zahlung / Incoterms
- Vereinbarte Konditionen
Abweichung markieren
-
08
Dokumentenbezug
- Angebot
- Bestellung
- Rahmenvertrag
Vorgang verknüpfen
Welche Systeme beteiligt sein können
Ein Auftrag berührt selten nur ein System. Welche davon gelesen, beschrieben oder nur informiert werden, legen wir gemeinsam mit Ihrer IT fest – passend zu vorhandenen Schnittstellen und Importwegen.
- ERPKunde, Lieferant, Artikel, Preis, Auftrag oder Bestellung
- CRMAnfrage, Angebot und Ansprechpartner
- DMS / SharePointOriginaldokumente und Nachweise
- E-MailEingang, Rückfrage und Bestätigung
- Produktion / PlanungTermin- und Kapazitätsinformationen
- ZwischenanwendungPrüfung, Korrektur und Freigabe
Erkannt ist noch nicht freigegeben.
Ein erkannter Wert ist noch kein freigegebener Auftrag. Die Automatisierung unterscheidet deshalb klar zwischen drei Zuständen – und nur der letzte führt zur Übergabe ins ERP.
-
01
Erkannt: Die KI hat Kunde, Positionen, Mengen, Preise und Termine aus dem Dokument gelesen.
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02
Fachlich geprüft: Stammdaten, Preislisten, Toleranzen und Regeln wurden abgeglichen; Abweichungen sind markiert.
-
03
Zur Übergabe freigegeben: Eine berechtigte Rolle hat offene Punkte entschieden; erst dann wird der Vorgang übergeben.
Was für einen Pilot benötigt wird
Haken Sie ab, was bei Ihnen bereits vorliegt. Die Auswahl bleibt in Ihrem Browser – es wird nichts übertragen oder gespeichert.
Offene Punkte sind kein Hindernis: Genau diese Fragen klären wir gemeinsam im Prozess-Check.
Auftragsprozess prüfen lassenWoran der Nutzen gemessen werden kann
- ErfassungsaufwandAktive Zeit je Auftrag oder Bestätigung
- DurchlaufzeitEingang bis vollständiger geprüfter Vorgang
- Fehlende AngabenRückfragen je Dokument
- AbweichungenErkannte Preis-, Mengen- oder Terminabweichungen
- KorrekturenÄnderungen nach ERP-Übergabe
- Bearbeitbare MengeVorgänge pro Zeitraum bei gleichem Team
Häufige Fragen
Das hängt von Version, Modulen, vorhandenen APIs, Importwegen und internen Richtlinien ab. Wir prüfen gemeinsam mit Ihrer IT, ob eine direkte Übergabe, ein Standardimport oder eine kontrollierte Prüfanwendung der bessere Weg ist.
Bekannte Zuordnungen können aus einer Mappingtabelle oder aus Stammdaten übernommen werden. Unbekannte oder mehrdeutige Artikel werden mit Dokumentausschnitt und Vorschlägen zur fachlichen Zuordnung vorgelegt.
Nur wenn dafür eine belastbare, freigegebene Logik und aktuelle Datenbasis existiert. Häufig bereitet der Workflow die relevanten Informationen vor, während die endgültige Zusage im Fachbereich bleibt.
Ja, wenn der einzelne Vorgang komplex, fehlerkritisch oder zeitlich relevant ist. Wirtschaftlichkeit wird nicht nur über Stückzahl, sondern über Aufwand, Risiko und Prozesswirkung bewertet.
Welcher Auftrag wird heute noch manuell aus einem Dokument übertragen?
Beschreiben Sie Dokumenttyp, Prüfungen und Zielsystem. Wir grenzen einen realistischen Pilot ab.
Fachliche Prüfung durch einen Menschen, keine automatische Standardauswertung.
