Aus Dokumenten werden geprüfte, nutzbare Daten.
Der Workflow erkennt Dokumenttyp und relevante Inhalte, strukturiert Felder und Tabellen, prüft Vollständigkeit und übergibt das Ergebnis an ERP, CRM, DMS, Excel oder eine menschliche Freigabe.
Ein PDF ist digital. Seine Informationen sind es oft noch nicht.
Dokumente kommen als Anhang, Scan, Download oder Dateiablage. Menschen erkennen den Typ, suchen relevante Felder, übertragen Positionen, prüfen Pflichtangaben und legen das Ergebnis im nächsten System ab. Bei wechselnden Layouts oder langen Tabellen wird aus einer scheinbar einfachen Aufgabe schnell ein dauerhafter Engpass.
Der Dokumentenprozess in fünf Schritten
Dokument erkennen
Typ, Sprache, Version und mögliche Mehrfachdokumente bestimmen.
- TypRechnung
- SpracheDeutsch
- Seiten1 von 1
- AbsenderNordwerk Kabel GmbH
Inhalte extrahieren
Felder, Tabellen, Positionen und relevante Textabschnitte erfassen.
- Rechnungsnr.RE-2026-0817
- Datum14.09.2026
- Positionen3 Zeilen
- Gesamt1.284,50 €
Daten normalisieren
Datums-, Mengen-, Einheiten-, Artikel- und Adressformate vereinheitlichen.
- Datum14.09.2026 → 2026-09-14
- Menge50 m → 50 MTR
- Einheit1 Pau → 1 PAUSCHALE
- Betrag1.284,50 € → 1284.50 EUR
Plausibilität prüfen
Pflichtangaben, Summen, Stammdaten und fachliche Regeln kontrollieren.
- Lieferant in den Stammdaten gefunden (erfüllt)
- Rechnungsnummer ist eindeutig (erfüllt)
- Bestellnummer fehlt (fehlt)
- Positionen ergeben 1.248,50 € statt 1.284,50 € (unklar)
Ergebnis übergeben
Daten in Zielsystem, Prüfansicht oder Folgeprozess bereitstellen.
- ERPBeleg vorerfasst
- DMSOriginal verknüpft abgelegt
- Freigabe2 Punkte an die Buchhaltung
Welche Dokumente verarbeitet werden können
Jeder Dokumenttyp hat eigene Kopf- und Positionsdaten – und ein eigenes Ziel im nachfolgenden Prozess.
-
01
Bestellung
- Kunde
- Bestellnummer
- Positionen
- Mengen
- Termine
Auftrag im ERP vorbereiten
-
02
Angebot / Auftragsbestätigung
- Preise
- Positionen
- Lieferbedingungen
- Abweichungen
Vergleich und Freigabe
-
03
Formular
- Stamm-, Auswahl- und Freitextfelder
Fachanwendung oder Datenbank
-
04
Lieferschein
- Lieferant
- Positionen
- Mengen
- Referenzen
Wareneingang oder Prüfung
-
05
Rechnung
- Kopf- und Positionsdaten
- Steuer
- Summen
Buchhaltung / Rechnungsworkflow
-
06
Technisches Dokument
- Bauteile
- Merkmale
- Hinweise
- Revision
Technische Prüfung oder Suche
-
07
Excel-Datei
- Tabellenstruktur
- Spalten
- Zeilen
- Einheiten
Import, Abgleich oder Bereinigung
Flexible Erkennung braucht ein klares Datenmodell
Die KI kann unterschiedliche Begriffe und Layouts erkennen. Für die spätere Verarbeitung muss jedoch eindeutig definiert sein, welche Felder benötigt werden, welches Format sie haben und welche Werte zulässig sind. Deshalb entsteht vor der Umsetzung ein Zielschema mit Pflichtfeldern, Datentypen, Tabellenstruktur und Prüfregeln.
- Fachlicher NameGewünschter Liefertermin
- Mögliche BezeichnungenLieferdatum, requested date, Terminwunsch
- DatentypDatum
- Pflicht / optionalPflicht bei Expressauftrag
- PrüfungNicht in der Vergangenheit, gegen Werkskalender prüfen
- Bei UnsicherheitIm Prüfdialog markieren
- ZielERP-Auftragskopf
Human-in-the-Loop ist Teil des Produkts
Bei Dokumenten ist nicht nur wichtig, was erkannt wurde, sondern wie sicher die Erkennung ist und welche Folgen ein Fehler hätte. Eine gute Prüfansicht zeigt Originalausschnitt, erkannten Wert, Regelverletzung und vorgeschlagene Korrektur direkt nebeneinander.
-
01
Kritische Felder erhalten strengere Schwellenwerte.
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02
Unklare Werte werden im Originaldokument hervorgehoben.
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03
Korrekturen können protokolliert und für die Verbesserung ausgewertet werden.
-
04
Freigabe erfolgt rollenbasiert und nicht pauschal durch jeden Nutzer.
-
05
Das Originaldokument bleibt mit dem strukturierten Ergebnis verknüpft.
Was für einen Pilot benötigt wird
Haken Sie ab, was bei Ihnen bereits vorliegt. Die Auswahl bleibt in Ihrem Browser – es wird nichts übertragen oder gespeichert.
Offene Punkte sind kein Hindernis: Genau diese Fragen klären wir gemeinsam im Prozess-Check.
Dokumentenprozess prüfen lassenKeine starre Mindestmenge: Die notwendige Zahl der Beispieldokumente hängt von Varianz, Qualität, Tabellenkomplexität und Fehlerfolgen ab. Deshalb wird keine pauschale Mindestmenge als Leistungsversprechen veröffentlicht.
Woran der Nutzen gemessen werden kann
- ErfassungszeitAktive Minuten je Dokument
- FeldgenauigkeitKorrekte Werte je definiertem Feld und Dokumenttyp
- NachbearbeitungAnteil der Dokumente mit menschlicher Korrektur
- DurchlaufzeitEingang bis verfügbare strukturierte Daten
- VollständigkeitAnteil der Dokumente mit allen notwendigen Pflichtfeldern
- ÜbertragungsfehlerFehler, die erst im Zielsystem auffallen
Häufige Fragen
Ja, wenn die enthaltenen Informationen fachlich vergleichbar sind und die Varianten im Pilot ausreichend berücksichtigt werden. Sehr unterschiedliche Dokumentarten werden häufig zunächst getrennt klassifiziert und anschließend mit passenden Schemas verarbeitet.
Ja. Tabellen sind jedoch anspruchsvoller als einzelne Kopffelder. Verschachtelte Zeilen, Seitenumbrüche, Mengeneinheiten und uneinheitliche Spalten benötigen eigene Tests und Prüfregeln.
Das kann möglich sein, muss aber mit realen Beispielen geprüft werden. Bildqualität, Schrift, Hintergrund und Fehlerfolge bestimmen, ob automatische Verarbeitung, Vorverarbeitung oder menschliche Prüfung sinnvoll ist.
Speicherort und Laufzeit werden im Architekturkonzept festgelegt. Möglich sind direkte Übergaben, kontrollierte Zwischenablagen oder kundenseitige Umgebungen – abhängig von Systemen, Datenschutz und Betriebskonzept.
Welches Dokument wird heute noch Zeile für Zeile übertragen?
Laden Sie im Prozess-Check optional ein anonymisiertes Beispiel hoch oder beschreiben Sie Dokument, Prüfregeln und Zielsystem.
Fachliche Prüfung durch einen Menschen, keine automatische Standardauswertung.
